BUENAS TARDES:
En esta sesión continuaremos con el uso de Microsoft Excel . El primer ejercicio es la generación de un CONTROL DE LECTURA de una lista de alumnos en la que se establezcan sus parámetros de lectura a partir de los indicadores preestablecidos y haciendo uso de las funciones de LISTAS DE VALIDACIÓN DE DATOS y de FORMATO CONDICIONAL, luego de esto que se genere un reporte individualizado en Microsoft Word.
Luego se hará uso de la herramienta de combinar correspondencia para dar continuidad al ejercicio de la semana pasada en que se elaborará un diseño personalizado en Word para que se genere uno por alumno o por persona de un listado de Excel.
finalmente haremos uso de los autofiltros como herramienta de cálculo con la combinación de los totales de una hoja de cálculo.
TEMA 1.- LISTAS DE VALIDACIÓN
Lee la siguiente explicación
Crear una lista desplegable de un rango de celdas
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Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupoHerramientas de datos de la ficha Datos.
- Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
| A | |
|---|---|
| 1 | Ventas |
| 2 | Finanzas |
| 3 | I+D |
| 4 | MIS |
- NOTA Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.
- Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina unnombre para la lista.
- Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
- En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.
- Haga clic en la ficha Configuración.
- En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
- Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
- Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
ACTIVIDAD 1.- CONTROL DE LECTURA CON VALIDACIÓN AUTOMÁTICA
En esta actividad abriremos un documento de Excel con la lista usada en la sesión anterior y generaremos un documento que registre el nivel de competencia lectora de un alumno a partir de los estándares del grado y nivel que correspondan. aprenderemos a usar las lista de validación para facilitar la captura de la información y el formato condicional para una visualización más sencilla.
Descarga el documento "control de lectura_blanco" para hacer las actividades iniciales.
Luego de descargarlo te iré indicando el llenado con los datos iniciales para construir un control de lectura y te sirva de base para nuevas aplicaciones de las funciones avanzadas de Excel.
ACTIVIDAD 2.- APLICANDO UN FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.
Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su parte.
En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.
En este paso aplicaremos un formato condicional para que la lista de Excel sea intervenida en cada nivel dependiendo del desempeño del alumno evaluado y pueda ser éste registrado y ubicado de manera sencilla y eficaz.
Veremos como hacer una formato condicional para cada uno de los cuatro niveles de desempeño lector.
ACTIVIDAD 3, GENERAR LOS MESES DE EVALUACIÓN
En este espacio generaremos una hoja de cálculo para cada mes que se deseé evaluar y le incluiremos su gráfica respectiva con los parámetros correspondientes.
ACTIVIDAD 4.- CIERRE DE COMBINAR CORRESPONDENCIA
En esta actividad se plantea que elabores un diseño de invitación o diploma sencillo y practiques la función de combinar correspondencia vista en clase con los tipos de fuente y las imágenes que te proporcioné la semana pasada.
Elabora tu diseño en Word, aunque te haré sugerencias como el ensamblado de imágenes en Power point y liego su uso en Word como un diseño integrado y listo para combinar con Microsoft Excel.
En esta actividad conoceremos la función de los subtotales para contabilizar el número de alumnos que están en cada nivel de competencia de lectura.
Función SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)
Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
| NÚM_FUNCIÓN (INCLUYE VALORES OCULTOS) | NÚM_FUNCIÓN (PASA POR ALTO VALORES OCULTOS) | FUNCIÓN |
|---|---|---|
| 1 | 101 | PROMEDIO |
| 2 | 102 | CONTAR |
| 3 | 103 | CONTARA |
| 4 | 104 | MAX |
| 5 | 105 | MIN |
| 6 | 106 | PRODUCTO |
| 7 | 107 | DESVEST |
| 8 | 108 | DESVESTP |
| 9 | 109 | SUMA |
| 10 | 110 | VAR |
| 11 | 111 | VARP |
